Tietosuojaseloste

Suomalaisen Konkordia-liitto ry:n Tietosuojaseloste 

Pvm: 5.1.2023. Päivitämme Tietosuojaselostetta tarvittaessa.  

1. REKISTERINPITÄJÄ 

Suomalainen Konkordia-liitto ry (jäljempänä: Liitto) 
PL 201, 00101 Helsinki, https://www.konkordia-liitto.com 

Y-tunnus 1440595-7 

2. YHTEYSHENKILÖ REKISTEREITÄ KOSKEVISSA ASIOISSA 

Yhteyshenkilöt:  

Puheenjohtaja: Raija Sollamo 
Sihteeri: sihteeri(at)konkordia-liitto.com   

3. REKISTERIN NIMI 

Hakijarekisteri 
Saajarekisteri 
Jäsenrekisteri 

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE 

Hakijarekisterin ja Saajarekisterin henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on opiskelujen tueksi jaettavien apurahojen saajien valinta ja apurahojen jakaminen. 

Jäsenrekisterin henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on Liiton jäsenien oikeuksista ja velvollisuuksista huolehtiminen sekä yhteydenpito jäseniin. 

Hakijarekisterin henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa: 

Apurahahakemusten arviointi 
Apurahan saajien valinta 

Saajarekisterin henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa: 

Apurahojen maksaminen saajille 
Apurahojen käytön seuranta ja valvonta  
Lain edellyttäminen tietojen antaminen esimerkiksi viranomaisille, kuten verottajalle, tai vakuutusyhtiölle. 

Jäsenrekisterin henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa: 

Vuosikokouskutsujen lähettäminen  
Joulutervehdysten lähettäminen, merkkipäivien muistaminen 
Jäsenmaksujen maksaminen ja seuranta 
Muu yhteydenpito jäseniin 

Henkilötietoja käsittelevät Liiton sihteeri ja rahastonhoitaja. Hakijarekisterin tietoja käsittelevät lisäksi apurahahakemuksia arvioivat asiantuntija-arvioijat. Asiantuntijoiden henkilöllisyyksiä ei julkaista, jotta asiantuntijoiden työrauhan säilyminen voidaan varmistaa. 

Käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. 

Internetpalvelujen tarjoaja: Tovari Oy 

Hakujärjestelmän palveluntarjoaja: Aspicore Oy 

Kirjanpitäjä: Janri Oy 

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ 

Lähettäessään apurahahakemuksen hakijat luovuttavat Liitolle itseään koskevia tietoja, joista muodostuu Liitolle henkilötietoja sisältävä rekisteri. 

Rekisteröidystä voidaan tallentaa muun muassa seuraavan kaltaisia tietoja: 

Hakemusnumero, hakemuksen jättöpäivä 
Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja muut mahdolliset yhteystiedot 
Pankkitilitiedot, hetu, verotuskunta  
Oppiarvo, ammatti, jatko-opiskelupaikka tai oppilaitos, tieteenala tai opiskeluala  
Tiedot valmisteilla olevasta väitöskirjasta tai muusta opinnäytteestä 
Suosittelijat (Lausunnonantajat), ohjaajat 
Haetun apurahan suunniteltu käyttötarkoitus, perustelut ja kustannuslaskelma 
Muut haetut ja saadut apurahat   

Tiedot perustuvat pääosin rekisteröidyn itsensä antamaan tietoon.  

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET 

Tietoja saadaan seuraavista lähteistä: 

Rekisteröity itse  
Rekisteröidyn nimeämien suosittelijoiden antama tieto 
Muiden apurahojen myöntäjien saajalistat 

7. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO  

Tietoja käytetään tämän tietosuojaselosteen kohdassa 4 kuvattuihin käyttötarkoituksiin. Tietoja käsitellään vain Euroopan Unionin alueella. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille kohdassa 4 kuvatuin poikkeuksin. 

Hakemusten määrästä ja hakijoiden opiskelu- tai tieteenaloista sekä jaetuista apurahoista tehdään yhteenveto toimintakertomukseen. Yksittäisen apurahan tietoja julkaistaan vain luvanvaraisesti.  

8. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET 

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä. Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun henkilön henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Säilytysajan lopussa aineistot hävitetään asianmukaisesti. 

9. REKISTERÖIDYN OIKEUDET 

Rekisteröidyllä on oikeus 

• tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot 
• saada itseään koskeva virheellinen henkilötieto oikaistua. Rekisteröidyn on ilman aiheetonta viivytystä, saatuaan tiedon virheestä tai virheen itse havaittuaan, oikaistava oma-aloitteisesti rekisterissä oleva tieto ottamalla yhteyttä Liiton sihteeriin.  

• saada itseään koskeva henkilötieto poistetuksi rekisteristä ja kieltää henkilötietojensa käsittely. 
• saada itse antamansa henkilötiedot siirretyksi toiseen järjestelmään silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen. 
• tehdä tietosuoja-asetuksen tai muun lainsäädännön vastaisesta henkilötietojensa käsittelystä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon 

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen kohdan 4 mainitsemiin tarkoituksiin. Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Liitolle. Ilman suostumusta apurahahakemusta ei voida arvioida.  

10. YHTEYDENOTOT 

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Liiton sihteeriin tai puheenjohtajaan. 

Liitto voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä. 

töään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.