Tietosuojaseloste

Suomalaisen Konkordia-liitto ry:n tietosuojaseloste

Pvm: 24.5.2018, päivitetty 31.12.2019. Päivitämme tietosuojaselostetta tarvittaessa.

1 REKISTERINPITÄJÄ

Suomalainen Konkordia-liitto ry (jäljempänä: Liitto)
PL 201, 00101 Helsinki, http://www.konkordia-liitto.com/yhdistys/

Y-tunnus 1440595-7

2 YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Puheenjohtaja: Raija Sollamo
Sihteeri: sihteeri(at)konkordia-liitto.com

3 REKISTERIN NIMI

Hakijarekisteri
Saajarekisteri
Jäsenrekisteri

4 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE

Hakijarekisterin ja Saajarekisterin henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on opiskelujen tueksi jaettavien apurahojen saajien valinta ja apurahojen jakaminen.

Jäsenrekisterin henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on Liiton jäsenien oikeuksista ja velvollisuuksista huolehtiminen sekä yhteydenpito jäseniin.

Hakijarekisterin henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:

• Apurahahakemusten arviointi
• Apurahan saajien valinta

Saajarekisterin henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:

• Apurahojen maksaminen saajille
• Apurahojen käytön seuranta ja valvonta
• Lain edellyttäminen tietojen antaminen viranomaisille, esimerkiksi verottajalle

Jäsenrekisterin henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:

• Vuosikokouskutsujen lähettäminen
• Joulutervehdysten lähettäminen, merkkipäivien muistaminen
• Jäsenmaksujen maksaminen ja seuranta
• Muu yhteydenpito jäseniin

Henkilötietoja käsittelevät Liiton sihteeri ja rahastonhoitaja. Hakijarekisterin tietoja käsittelevät lisäksi apurahahakemuksia arvioivat asiantuntija-arvioijat. Asiantuntijoiden henkilöllisyyksiä ei julkaista, jotta asiantuntijoiden työrauhan säilyminen voidaan varmistaa.

Käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

Internetpalvelujen tarjoaja: Planeetta Internet Oy, https://www.planeetta.net/asiakaspalvelu/gdpr.html

Hakujärjestelmän tarjoaja: Aspicore Oy, http://www.aspicore.com

Kirjanpitäjä: Janri Oy

5 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Lähettäessään apurahahakemuksen hakijat luovuttavat Liitolle itseään koskevia tietoja, joista muodostuu Liitolle henkilötietoja sisältävä rekisteri.

Rekisteröidystä voidaan tallentaa muun muassa seuraavan kaltaisia tietoja:

• Hakemusnumero, hakemuksen jättöpäivä
• Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja muut mahdolliset yhteystiedot
• Pankkitilitiedot, hetu, verotuskunta
• Oppiarvo, ammatti, jatko-opiskelupaikka tai oppilaitos, tieteenala tai opiskeluala
• Tiedot valmisteilla olevasta lisensiaatintyöstä tai väitöskirjasta
• Suosittelijat
• Haetun apurahan suunniteltu käyttötarkoitus, perustelut ja kustannuslaskelma
• Muut haetut ja saadut apurahat

Tiedot perustuvat pääosin rekisteröidyn itsensä antamaan tietoon.

6 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Tietoja saadaan seuraavista lähteistä:

• Rekisteröity itse
• Rekisteröidyn nimeämien suosittelijoiden antama tieto
• Muiden apurahojen myöntäjien saajalistat

7 TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO

Tietoja käytetään tämän tietosuojaselosteen kohdassa 4 kuvattuihin käyttötarkoituksiin. Tietoja käsitellään vain Euroopan Unionin alueella. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille kohdassa 4 kuvatuin poikkeuksin.

Hakemusten määrästä ja hakijoiden opiskelu- tai tieteenaloista sekä jaetuista apurahoista tehdään yhteenveto toimintakertomukseen. Yksittäisen apurahan tietoja julkaistaan vain luvanvaraisesti.

8 REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä. Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun henkilön henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Säilytysajan lopussa aineistot hävitetään asianmukaisesti.

9 REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on oikeus

• tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot
• saada itseään koskeva virheellinen henkilötieto oikaistua. Rekisteröidyn on ilman aiheetonta viivytystä, saatuaan tiedon virheestä tai virheen itse havaittuaan, oikaistava oma-aloitteisesti rekisterissä oleva tieto ottamalla yhteyttä Liiton sihteeriin.
• saada itseään koskeva henkilötieto poistetuksi rekisteristä ja kieltää henkilötietojensa käsittely.
• saada itse antamansa henkilötiedot siirretyksi toiseen järjestelmään silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen.
• tehdä tietosuoja-asetuksen tai muun lainsäädännön vastaisesta henkilötietojensa käsittelystä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen kohdan 4 mainitsemiin tarkoituksiin. Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Liitolle.

12 YHTEYDENOTOT

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Liiton sihteeriin tai puheenjohtajaan.

Liitto voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.